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Economía y Negocios de Heraldo de Aragón. 6-05-2007

http://www.satipyme.com/blog/2007/05/14/la-factura-electronica-en-las-pymes/ 

En el calendario de adaptación de las TIC enlas empresas, este año podríamos denominarlo el año de la factura electrónica. Aunque su nacimiento y regulación data de 2003 (RD 1496,de 28 de noviembre) y las grandes empresas ofrecen desde hace tiempo esta modalidad, es este año cuando más se está hablando y proponiendo su adopción a la pyme.

La factura electrónica nos ofrece dejar en elpasado los papeles y sus inconvenientes y mejorar en garantías y seguridad los justificantes de las operaciones comerciales quediariamente emite o recibe una empresa. Cuando utilizamos la facturaelectrónica, ésta es la única válida y legal. Imprimirla no cambia elatributo de original a la electrónica, y por tanto, ante la Administración Tributaria o nuestros clientes y proveedores sólodebemos guardar los archivos generados y no la impresión en papel.

La modalidad de envío puede hacerse por correo electrónico o por acceso a una web mediante un certificado digital, demanera que es el propio interesado quién visiona y administra sufacturación. Una práctica errónea es la utilización del e-mail para elenvío de facturas tradicionales y posterior impresión por el receptor.

La primera cuestión que la Pyme debe abordar es su sencillez. El cambio tecnológico que nos brinda la normativa tributaria para optimizar la gestión administrativa debe aprovecharse para implementar un cambio en la organización y plantearse como una oportunidad de negocio. Se ha hablado mucho de reducción de costes, de errores e incluso del medio ambiente, pero quizá la mayor aportación es la posibilidad de automatización del proceso de facturación e integración en el sistema de gestión. Con esta tecnología un empresariopuede emitir, firmar y enviar sus facturas con un sólo clic desde cualquier dispositivo con acceso a Internet (PC, PDA, Teléfono móvil).

Para generar facturas electrónicas se deben garantizar dos principios básicos: la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Ambos se consiguen con la firma electrónica o certificado digital, que además las dota de confidencialidad y propiedad de no repudio; cuestión esta última sumamente interesante. Si hablamos concualquier empresario o responsable de facturación y le preguntamossobre los problemas a la hora de reclamar el pago de una factura, sin lugar a dudas uno de los argumentos más comunes será que el cliente no ha recibido la factura que se la vuelva a enviar.

Para emitir facturas electrónicas es suficiente con disponer de un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, pero además deberemos notificar y recabar el consentimiento del receptor, para asegurarnos de que dispone de los elementos tecnológicos para visualizar dicho documento y para verificar la firma y la identidad del emisor, lo que se traduce en un equipo informático con software adecuado para tal fin, el cual generalmente es gratuito.

Cuestión importante es estar seguros de que la factura se ha firmado siendo vigente el certificado que se utiliza en el momento de la firma, pues podría darse el caso de una factura que, habiéndose firmado electrónicamente, contuviese un certificado cuyo poder otorgado se encontrase revocado en el momento de la firma.
Para saber si el poder estaba vigente en el momento de la firma existenlas llamadas listas de revocación, que cada Autoridad de Certificación crea para dar a conocer en qué estado está el certificado. Hay entidades que cobran por obtener dicha información, e incluso por recibir la factura, por lo que habrá que ser cuidadosos a la hora deelegir con qué Autoridad de Certificación vamos a contratar el servicio. Hay casos en que dicha información no sólo es gratuita, sin cobrarse además por la recepción, sino que además dicho trámite – elllamado de verificación de firma – se realiza automáticamente por el dispositivo usado para la recepción, lo que ofrece la ventaja de simplificar la recepción documental.

Son numerosas las plataformas electrónicas que entidades, bancos y empresas ofrecen a sus clientes para que utilicen la modalidad de facturación electrónica, cada una con sus peculiaridades o ventajas competitivas frente a las otras. Para que esta revolución en la facturación de las empresas sea unéxito, la clave es que todas las soluciones informáticas utilicen estándares para que la integración de la información seaposible entre los millones de usuarios.

Como en todo, las soluciones tecnológicas para emitir facturas electrónicas deberán de adaptarse a las necesidades y recursos de la empresa. Existen soluciones para microempresas que requieren de una mínima inversión, soluciones semi automáticas para empresas medianas y soluciones automáticas para grandes empresas, así como modalidades como la subcontratación del servicio de e-facturación. Encualquier caso la empresa debe plantearse un proceso de implantación.

Este proceso, que no es sólo tecnológico, debe responder a cuestiones como ¿Me interesa automatizar mi proceso? ¿Va a cambiar el sistema de facturación?. Sin lugar a dudas, sí. Una prueba es la regulación que se está llevando a cabo para la obligatoriedad dela facturación electrónica para contratar con la Administración apartir del 2009. Esta obligatoriedad hará que numerosas empresas se vean obligadas a llevar inicialmente un doble sistema de facturación, electrónica y tradicional, que les abocará a exigir de sus clientes y proveedores la unificación hacia el sistema electrónico.