Desde el 10 de abril de 2007 es posible digitalizar los documentos de interés tributario (especialmente las facturas), incorporando al proceso una firma electrónica cualificada y cumpliendo ciertos requisitos respecto a la custodia de la base de datos documental. El proceso permite que los documentos electrónicos aporten el mismo valor probatorio que los de papel, de forma que no es necesario custodiar tales documentos.
Es decir, se puede destruir los documentos en papel. La base de datos resultante permite acceder a los documentos instantáneamente y aportarlos en caso de auditoría o inspección tributaria.
Un pequeño paso para la gestión documental, pero un gran paso hacia la oficina sin papel.
El archivo, ese cuarto poco iluminado, lleno de libros contables y carpetas con papeles, al que sabes cuando entras, pero no sabes cuando vas a poder salir... Ha muerto... ¡Viva el nuevo archivo! El archivo informático, el documento digital...
De acuerdo con la Resolución de 24 de octubre de 2007 sobre procedimiento de homologación de software de digitalización, se publica la lista de formatos estándares de uso común para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel. Asimismo, de acuerdo con la citada resolución, se publica también la lista de softwares homologados para la digitalización certificada de facturas en papel.
Lo que significa que no solo podemos emitir factura digital y almacenarla electronicamente, además ya podemos destruir todo ese papel que guardamos en los archivos, para ello tan solo es necesario el uso de un escaner y de un software de conversión omologado.
Para poder destruir los documentos en papel tras la digitalización, hace falta firmar electrónicamente las versiones digitales para garantizar su valor legal.
Para llevar a cabo la conversión del documento en soporte papel al formato electrónico es preciso cumplir algunos requisitos:
- Utilizar un Software de Digitalización Certificado (la homologación depende del Departamento de Informática Tributaria de la AEAT).
- Este software debe aportar la garantía de que se obtiene imagen fiel e íntegra firmada con firma electrónica avanzada instalada en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización.
- Es preciso que exista garantía de fidelidad del proceso de digitalización.
- Por cada documento digitalizado se debe conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros.
- La Digitalización debe quedar organizada en torno a una base de datos documental con registro de datos por cada documento y un campo de imagen binaria del documento o enlace al fichero que la contenga, con la firma electrónica de la imagen de la factura y de la base de datos (se admite por la agencia el uso de sistemas que garanticen la integridad de secuencia y bloqueen periodos impositivos mediante técnicas de “timestamping”). La firma o "timestamping" implica el proceso de cierre electrónico de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
- El software deberá posibilitar un acceso completo y sin demoras a la base de datos.
- Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos de interés tributario que conserven en papel que tengan el carácter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.
- En la norma se define Digitalización como el proceso mediante el cual, aplicando técnicas fotoeléctricas o de escáner se convierte una imagen contenida en un documento papel en una imagen digital codificada.
- Comentarios
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|190.149.30.xxx |2009-11-04 01:42:30 Diana Rosales - Oficina sin papeles = destruccion de la historia dAnte las nuevas "ventajas" que ofrece la & #34;oficina sin papeles",
es imprescincible to mar en cuenta que NO TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN EL IMINARS
E. Los documentos poseen valores innatos, t ales como: fiscal, legal, administra
tivo, cientifi co, historico, entre otros.
Antes de decidir el d estino final d
e un documento, estos valores deben ser detenidamente analizados por especialis
tas en la materia, organizados en un Comité Institucional de Selección y Elimi
nación de Documentos -CISED-.
De esta manera, podremos evitar la destrucción
indiscriminada de documentos, así como las implica ciones legales por la mutila
ción del patrimonio do cumental de la humanidad.
Si deseas ver un ejempl o de u
n CISED, aquí encontrarás uno:
http://www.m ag.go.cr/circulares/arch-centrl-man
ual-procedimien to.pdf
Atte.Diana Rosales
Archivista
Archivo General de l
a Universidad de San Carlos de Guatem ala -AGUSAC-
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