Características, ventajas y retos de la implantación de un sistema ERP de Planificación de Recursos Empresariales.
La implantación de un ERP puede brindarle numerosos beneficios que incrementarán su competitividad, le ahorrarán costes y le ayudarán a dormir mejor por las noches...
Es importante que la empresa analice la relación real de costes y beneficios de su implantación.
Asegúrese de elejir bien para que la incorporación no se convierta en un problema.
Introducción.
Los ERP's, del inglés: son sistemas de gestión integral de una empresa, su nombre: ERP viene del inglés: "Enterprise Resource Planning" o Planificación de Recursos Empresariales; son programas o conjuntos de programas que permiten la gestión integral de gran parte de los recursos de uma empresa, como pueden ser las compras, ventas, almacenamiento, CRM, Recursos Humanos y muchas otras, de forma Integral, unificada y centralizada.
Los ERPs actuales están construidos sobre bases de datos relacionales centralizadas, contienen infinidad de herramientas especializadas y normalmente permiten su extensión a través de módulos monotemáticos o monofuncionales que se integran totalmente en el programa principal.
ERP, por definición tiene la vocación de gestionar la totalidad de la empresa de forma integral, centralizada y unificada, mejorando la seguridad, facilitando la estandarización y sobre todo la transferencia controlada de información a lo largo y ancho de una empresa. Todo ello suele redundar en un notable aumento general de la productividad y/o una reducción de los costes operativos.
Principales características de los ERPs.
- Integración de todos los departamentos de una empresa, que con un ERP pueden relacionarse entre sí en tiempo real de forma práctica, segura, sencilla y sin desplazamientos. Los modernos ERPs son capaces de mejorar enormemente el Workflow interno de la empresa, el resultado de un proceso pasa a ser el inicio del siguiente proceso.
- Control total de la integridad y seguridad de la información. Eliminandose problemas como la contaminación de la información o su malversación.
- Modularidad: Un ERP consta de una columna vertebral principal y de diferentes "módulos" que incorporan las distintas funcionalidades que una empresa necesita, incluso es posible el desarrollo y la completa integración de módulos que solucionen cuestiones muy concretas de cada empresa. Los módulos pueden "enchufarse y desenchufarse" del sistema principal a voluntad, asegurando así la compatibilidad y la escalabilidad.
- Adaptabilidad: Los ERP están creados para poderse adaptar a las diversas políticas que presente una empresa.
- Reuso de la información, un cliente se introduce una sola vez
Ventajas destacables del ERP.
Aumento de la seguridad, control sobre la información y su distribución.
Control total e información instantánea en tiempo real sobre procesos críticos para el negocio.
Eliminación de operaciones repetitivas, redundantes o innecesarias.
Total disponibilidad y control de la información, en tiempo real.
Eliminación del papeleo y de los gastos de papel, impresión y transporte de la documentación.
Unificación de los recursos TI de la empresa. Utilización de un solo prgrama para la gestión integral unificada de la empresa. Reducción de gastos en TI debido ala mayor facilidad del mantenimiento de las aplicaciones y sistemas.
Principales retos de la implantación de un ERP.
ERP es un cambio tecnológico y funcional profundo de gran impacto en la totalidad de la empresa, es imprescindible una educación tanto a nivel técnico como cultural.
La implantación puede resultar costosa si no se planifica con adecuadamente. Exija presupuestos cerrados con un listado exaustivo de tareas a realizar.
Asegúrese de considerar los costos futuros de licencias y mantenimiento.
Elija bien su ERP, algunas empresas obligan a la constante actualización y renovación de las versiones y esto puede implicar altos costes en licencias, no contrate para su implementación una empresa que no le brinde soporte y mantenimiento a un precio razonable. Exija presupuesto de mantenimiento antes de elejir una opción.
Algunos ERP's son sistemas rígidos y difíciles de adaptarse al flujo del negocio de ciertas empresas, asegúrese de que la solución que elige se basa en estándares abiertos y permite la facil modificación y personalización sin grandes costos agregados.
Modularidad real, en algunos sistemas, cuando falla uno de los módulos del sistema, esto impide el uso de todo el sistema. Exija modularidad real.
No compartir la información reduce la eficiencia del software. Facilite la entrada de datos, premie a los individuos y secciones más proactivas de la empresa.
Tan importante como el software ERP que elija es la elección del servidor o servidores que brindarán estos servicios a la empresa. Planifique la capacidad con anerioridad y elija sistemas extendibles y escalables, si tiene varias sedes, estudie el uso de servidores sincronizados y de sistemas de caché o de proxy.
Planifique cuidadosamente la seguridad y los permisos de cada departamento, grupo de trabajo y rol; si es posible repase los permisos de cada trabajador, es mejor comenzar con pocos permisos e ir abriendo su ERP cuando los usuarios realmente lo necesiten.
- Comentarios
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Siempre que se elige un Sistema ERP es muy importa nte tomar en cuenta todos los
servicios que ofrece la empresa con quien se adquirirán las licencias. Es muy
recomendabel que la empresa que vendio las licencias del ERP sea la misma que
lleve a cabo l a implementación ya nadie conocerá mejor su Sistem a ERP.
Cimati
c es una Empresa de Consultoría de S istemas ERP que brinda a sus clientes los s
ervicio s de implementación y soporte de sus Sistemas ERP.
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pasado, hoy en día es mucho mas interesante optar por una solución Open Source
donde el código es abierto y modificable y el software es gratuito.
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