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Se acerca el momento en que no tengamos las mesas de nuestras oficinas llenas de papeles, existen ya, en España, oficinas que no tienen ningún papel, sólo los escritorios con sus ordenadores, el servidor, y una red interna de comunicación conectada a Internet. Esto puede parecer un poco raro porque en todas las oficinas estamos hasta arriba de papeles, pero si lo analizamos bien no es tan descabellado.

Puede que al principio, debido a la inercia y el desconocimiento, nos cueste cambiar nuestra forma de trabajar, pero utilizando herramientas informáticas e Internet, podemos ir reduciendo paulatinamente nuestro uso del papel hasta llegar a abandonarlo.

Como ejemplo, podemos eliminar hasta los Post-it y los cuadernos de notas, gracias a pequeñas herramientas como el bloc de notas de Google, quedando así la información almacenada en los servidores de Google y disponible desde cualquir ordenador del mundo.

La agenda. Otro elemento indispensable en los negocios y en la organización del trabajo diario, es un elemento tipicamente gestionado con papeles; ahora es posible llevar una agenda sin papel,ya sea instalándola localmente en el ordenador o utilizando una aplicación online por Internet. No solo son mucho mas completas y versátiles que las de papel, además, utilizando aplicaciones como el calendario de Google, es posible disponer de varias agendas, donde separar diferentes actividades, como lo personal y lo laboral, que probablemente antes se mezclaban confusamente. Si optamos por usar una herremienta online, además podremos compartir nuestra agenda con los compañeros de la oficina, los amigos, la familia o los socios del club de bolos...

Tener las cosas en Internet es mucho mas seguro, jamás volverá a perder su agenda o a lavar sus notas en papel y además todo está disponible desde cualquier ordenador y queda protegido con una contraseña.

Los documentos digitales están permitiendo que esta transición a la oficina digital sin papeles sea mucho más sencilla. Los programas de gestión modernos y en especial las programas de software ERP de Planificación de Recursos Empresariales nos permiten manejar toda la documentación en formato digital, almacenandola como archivosindividuales en nuestros discos o en las bases de datos corporativas, de esta forma la documentación no tenemos por qué almacenarla en carpetas de papel ni interminables y oscuros archivos llenos de cajas de cartón. Los bancos, expertos en nahorro y optimización de procesos,  hace tiempo gestionan de forma electrónica el 98% de su documentación, ya que no sólo es más cómodo, sino que es más seguro y mucho más económico.

Se ha escrito mucho sobre la oficina totalmente computarizada como un objetivo nunca alcanzado. A pesar de que las predicciones de una oficina libre de papelees comenzara hace una década, las estadísticas muestran que todavía un 90% de la información en el mundo se encuentra en soporte papel. Sin embargo, el antiguo objetivo de crear la oficina libre de papeles está comenzando finalmente a emerger.

En efecto, los últimos estudios confirman que un 95% de los documentos empleados en las oficinas actualmente están fijados en papel. Paradójicamente, mientras el empleo de los sistemas de gestión de datos y de las redes locales se dispara, el consumo de papel – al menos en EE.UU – crece un 20% cada año.

¿Cuáles son los motivos? El primero y principal, el crecimiento de los flujos informativos. Gracias a las Intranet, la comunicación interna ha alcanzado unos ratios inimaginables hace tan sólo unos años. Bien mirado, el dato referido al crecimiento del uso del papel puede ser insignificante: si la consulta de documentos ha aumentado, por ejemplo, en un 150%, ese 20% antes mencionado resulta ridículo. Los bits fomentan la comunicación, evidentemente, pero también es cierto que facilitan la multiplicación del uso de papel.

La diferencia respecto al modelo tradicional, el del documento físico, estriba en que del documento digital se pueden hacer tantas copias como se desee simultáneamente (varios usuarios pueden disponer del documento a la vez, sorteando la limitación física del documento en papel. Por el contrario, cada usuario del documento posee la capacidad de reprografiarlo o imprimirlo, con lo que se multiplican – como veníamos diciendo – las posibilidades de aumentar la tasa de consumo de papel.

¿Qué motivos impulsan al usuario de una Intranet a imprimir en papel? El primero de ellos, sin duda, es el hábito. Quizás las generaciones venideras se acostumbren a trabajar en bits, pero lo cierto es que las presentes no estamos preparadas para ello. El papel ofrece muchas ventajas frente al plástico y silíceo de los ordenadores: es flexible, transportable, no necesita periféricos como enchufes, hubs, teclados... tan sólo luz. Y lo más importante, es editable. Es decir, permite realizar anotaciones en los márgenes, tachar los datos poco importantes y subrayar los de mayor interés.

En este sentido, la validez del papel es inalcanzable por los bits. Sin embargo, sí que es cierto que los usuarios estamos malacostumbrados. Para empezar, pocas impresoras – por no decir casi ninguna – permiten imprimir a doble cara, con lo que el consumo de la celulosa ya se duplica. Además, tenemos por costumbre desechar la hoja impresa una vez que leemos el contenido. Si es así, ¿por qué no leemos directamente en el ordenador? La razón, seguramente, se halla en que la lectura en la propia pantalla es desagradable. El monitor es un emisor de luz parpadeante que, para colmo, se sitúa a escasos centímetros de nuestra cara, con lo que resulta aún más molesto.

Otro motivo, sin duda, es la proliferación del software. Con el afán de hacer la información accesible para todos, además de estandarizar los sistemas operativos en su seno, las empresas estandarizaron los formatos. Por ejemplo, de hace unos años para acá muchas empresas han hecho uso de Acrobat para realizar sus PDF's, de Excel para sus hojas de cálculo, de Flash para las animaciones... y a la larga, lo que se planteó como un recurso para simplificar los procesos ha incrementado la complejidad. Ante el dilema de no saber manejar las aplicaciones, los usuarios imprimen los documentos en papel, el único formato que todos dominan a la perfección.

A raíz de este último podemos deducir la primera de las soluciones al problema del uso del papel: la imagimática. Ésta consiste en invertir el proceso y pasar de formato físico (papel) al digital, bien mediante el escaneado, bien mediante la emulación con programas de diseño gráfico. Se trata, en definitiva, de presentar la información digital tal cual la física, pero en el ordenador y siempre en formatos universales como html o jpeg. Ello le otorga un componente de familiaridad al tiempo que lo hace extremamente accesible. De momento la digitalización no permite que se tomen notas en los márgenes del documento, pero tan sólo de momento: empresas como Paperless (www.paperless.com), como Oficina Sin Papel S.L, o como Cabinet están desarrollando aplicaciones que faciliten ese proceso.

Precisamente, la herramienta desarrollada por la última, Cabinet New Generation, permite realizar aportaciones en los documentos puesto que guarda automáticamente esas modificaciones, las indexa, y conserva datos de ubicación del documento, momento y usuario por el que ha sido empleado, además de dar la opción a rectificar las modificaciones introducidas recuperando el formato anterior.

Otra solución, mucho más simple, es la de guardar un documento maestro en su versión física y ubicarla allá donde todos puedan acceder (si es preciso, una copia por delegación de la empresa, por ejemplo). Así, se elude la posibilidad de que cada usuario imprima su copia para tirarla a la papelera poco después. Del mismo modo, si lo que se pretende es crear un hábito de lectura on-line e imprimir lo mínimo posible habrá que introducir un cambio en los documentos para hacerlos dinámicos e interactivos.

Continuamente nos refregamos los ojos mientras leemos un artículo interminable en un ordenador (espero que no se los esté frotando usted ahora), pero nunca lo hacemos cuando jugamos a un videojuego a pesar de que el tiempo de exposición es el mismo. La exposición es la misma, pero no la predisposición. Si logramos predisponer a los usuarios para que interactúen al máximo con los documentos y se empapen así de sus contenidos, mataremos dos pájaros de un tiro: conseguiremos reducir el gasto de papel y obtendremos unos empleados satisfechos y competentes.

En cualquier caso, el medio más eficaz para frenar el uso de papel en un oficina es la Intranet, acompañada de la implementación de una política empresarial de uso de papel. En contra de lo que se estimaba, la aplicación de esta política por parte de la mismísima Microsoft redujo el consumo de papel casi un 90% en la empresa.

Sea como fuere, el próximo paso ya está dado: pronto se comercializará el papel digital; una especie de lámina metálica con micropartículas que permiten la impresión por calor. Su ventaja residirá en que serán totalmente reeditables. Es decir, que una vez utilizadas se podrán clarear de nuevo para volver a escribirlas con la misma calidad. De este modo, el desecho quedará casi erradicado y el consumo de papel en la empresa prácticamente se anulará. Bueno, o eso dicen. Nosotros, vistos los errores en los que ya caímos en su día, vamos a ser cautelosos y a hacer cuanto esté en nuestras manos para reducir el uso de papel en nuestras empresas a través del fomento de la Intranet.

Un enorme avance en este sentido ha sido la facturación digital, actualmete oficializada y promovida en España por el MITC y la Agencia Tributaria, así como la e-administración y las oficinas virtuales de que disponemos ya casi en todos los estamentos de la administración pública, incluso en muchos ayuntamientos.

La decidida apuesta en el uso de las TIC por parte de la Administración Pública española, tanto a nivel nacional, autonómico como provincial, está siendo decisivo en la modernización tecnológica de sus estructuras y procedimientos. Para conseguir los objetivos descritos por el proyecto Europa 2005, se están llevando a cabo toda una serie de cambios y adaptaciones, no sólo tecnológicos, sino también culturales, administrativos, organizativos, jurídicos, etc., que se traducirán en una mayor eficacia y eficiencia de los servicios públicos

Además la oficina digital sin papeles supone un gran ahorro en materiales y equipo a lo largo del mes o del año.

La “OFICINA SIN PAPELES”es un concepto innovador, pero no novedoso.

Medio ambiente:

A través de las Buenas Prácticas Medioambientales, definidas éstas como aquellas medidas, ya sean de gestión o técnicas, destinadas a la mejora del rendimiento medioambiental. Así, la combinación entre e-administración y buenas prácticas ambientales se manifiesta como un buen tándem para mantener o mejorar la calidad del medio ambiente y contribuir a un futuro sostenible.

El enorme potencial que pueden ofrecer las TIC para la mejora ambiental está todavía por determinar y la utilización de la e-administración no lleva implícito un compromiso de buenas prácticas ambientales, de modo que la aplicación de la “Oficina sin Papeles” puede ser tan simple como la reducción o intento de eliminación del papel, o algo más complejo si se enfoca con objetivos claros de compromiso ambiental.

La “OFICINA SIN PAPELES”es un concepto novedoso que se integra dentro de la administración electrónica en un intento de poner las nuevas tecnologías al servicio del medio ambiente.

El proyecto de “Oficina sin Papeles” se enmarca dentro de este compromiso donde la utilización eficaz de la administración electrónica lleva aparejada la minimización del impacto ambiental gracias a la reducción de la generación de residuos.

El sueño de la oficina sin papeles

La oficina conputarizada o la oficina sin papeles es un concepto que capturó la imaginación de muchísimos profesionales cuyos escritorios están parcialmente sepultados por pilas de papeles sin procesar, todo en un alegre desorden. 

Aumento de la productividad

Las implicaciones de la oficina computarizada se extienden mucho más allá de la simple reducción de papel. Un buen sistema puede incrementar la productividad y ahorrar tiempo y dinero automatizando el archivado de documentos, su manipulación y recuperación. En realidad se trata de mover la información lo más rápido posible.

En una oficina computarizada nunca volverá a perder documentación y desastres como un incendio o una inundación, no destruirán su valiosa información. La seguridad también aumenta en una oficina computarizada pues usted puede sencillamente controlar quien tiene acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías mediante la administración de lo que se denomina permisos de acceso. Por ejemplo un grupo de empleados puede solo ver el contenido de un documento, pero no lo puede editar (modificar) mientras que otro grupo puede modificarlo. También es posible adjudicar permisos para ver solo parte de una información en un documento, ideal para información contable o crítica.

Además, se elimina la información redundante pues no hay necesidad que múltiples departamentos o empleados tengan copias impresas del mismo documento. También elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas. Una vez que se actualiza un documento en un entorno computarizado, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan acceso autorizado.

El manejo de documentos se mejora con una intranet (red interna, algo a si como una Internet de uso privado). Además, los sistemas conocidos como "document imaging systems" son softwares que ayudan a convertir los documentos en papel a formato electrónico. Cuando los documentos se guardan en forma electrónica en vez de tener copias físicas archivadas en algún lado, se producen menos archivos en papel y los requerimientos de lugar de archivo físico disminuyen drásticamente. Lo que puede redundar en un gran ahorro para las empresas grandes situadas en áreas urbanas en donde el espacio de oficinas y lugares de almacenado tiene un alto costo económico.

Inversión:

La oficina digital sin papeles es una inversión con un ROI muy elevado e inmediato, dado que reduce los costos de: impresión, mailing, despacho y almacenaje de documentos en papel.

Los nuevos lenguajes de programación y la web que sacan ventaja de la tecnología de bases de datos están ahora a la altura de la promesa de una oficina sin papeles.

CRM:

Las empresas que adopten la oficina totalmente computarizada también podrán mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil encontrar y llevar registros sobre los clientes.

ERP:

La cultura de la oficina sin papel:

Para aceptar y abrazar la idea de la oficina computarizada, la gente tiene que cambiar sus hábitos en la utilización del papel. Para que los empleados acepten este tipo de ambiente se requieren sistemas amigables que le permitan a la gente trabajar sin papeles sin sacrificar el desempeño laboral. Y como con todos los sistemas nuevos, hay una curva de aprendizaje, requiere tiempo para acostumbrarse y es posible que algunos empleados se resistan. Es cuando toma importancia el entrenamiento y el coaching sobre los beneficios de la oficina computarizada para las tareas cotidianas de cada miembro de la empresa.

El mercado de las oficinas computarizadas ha explotado y la intensa competencia mueve los precios hacia abajo. La tecnología ha llegado finalmente a un punto en el que la oficina totalmente computarizada ya no es una utopía, sino un concepto real al alcance de nuestras manos.

Caso práctico: 

Indra ensaya la oficina sin papeles

http://www.expansionyempleo.com/2007/12/19/desarrollo_de_carrera/1070262.html

Publicado el 19-12-2007 por Noemí Gómez / Barcelona.

La movilidad, la conectividad, una arquitectura a medida y una política de mesas limpias son los ejes de la sede que Indra inauguró hace un año en Barcelona. Cualquier documento que llega al edificio se escanea y se tira.

Entrar en el edificio de Indra en el distrito tecnológico 22@ de Barcelona es como adentrarse en un mundo surrealista (al menos para cualquier persona que pertenezca al gremio periodístico). En sus oficinas, está prohibido dejar cualquier papel encima de la mesa y esta regla se cumple a rajatabla. 

Cualquiera que ose saltársela se encontrará al día siguiente su mesa más limpia que la patena. Aunque, eso sí, el papel en cuestión podrá recuperarlo solicitándolo al vigilante de seguridad que todos los días a las 10 de la noche se pasea por las oficinas para recoger cualquier papel a la vista.

Como casi todas las plantas son diáfanas y no existen mesas ni despachos en propiedad, sino que cada uno se sienta donde puede, tampoco está permitido poner las típicas fotos familiares o las plantitas que ayudan a superar las largas jornadas de trabajo. Para evitar tentaciones, los pocos despachos que existen para altos directivos se han diseñado sin puertas, ni armarios, para los trabajadores que no puedan dejar rastro alguno. La única licencia son unas taquillas que cada empleado tiene para guardar sus objetos personales bajo llave. 

Josep Maria Vilà, director general de Indra, asegura que, en este edificio, que inauguraron hace un año y que da servicio a mil personas, han querido investigar nuevas formas de trabajo. "Buscamos movilidad y, para ello, la información tiene que estar ubicua, en la red y no soportada en papel". Vilà añade que "cuando llegamos al edificio, digitalizamos todo y tiramos 14 toneladas de papel. Y, ahora, cualquier papel que entra en la oficina se escanea y se tira". 

Otro de los aspectos en los que se basa este edificio moderno y lleno de luz es la conectividad, mediante portátiles y sistemas de conexión inalámbrica WiFi. Por último, destaca la arquitectura del edificio. Vilà afirma que "no hay propiedad de espacios, sino que te sientas en el sitio más adecuado".

Un cambio tranquilo

Aunque pueda parecer un cambio traumático, Vilà asegura que a la gente no le ha costado acostumbrarse: "La adaptación duró tan sólo quince días". El balance de este primer año ha sido muy positivo hasta el punto de que esta fórmula de trabajo, que nació como una prueba piloto para todo el mundo desde Barcelona, se extenderá a más lugares. Es el caso del nuevo edificio de Indra en Torrejón (Madrid) o el que se está construyendo en la Ciudad Condal. 

En este último, justo al lado del que se inauguró hace un año, se alojará la plantilla de Barcelona de las consultoras recientemente adquiridas Soluziona y Azertia. En España, sólo la sede de Telefónica en Madrid tiene un funcionamiento similar, según Indra, aunque parece que se avecina una tendencia. Por eso, nunca es un mal día para empezar con una limpieza a fondo de las pilas de papeles, informes y libros que se suelen acumular en los despachos.