La Diputación de Salamanca y la Junta de Castilla y León han elaborado un completísimo manual de implantación para empresas e instituciones que deseen comenzar este ya inevitable proceso de transición.
El manual de 76 páginas sintetiza información obtenida de un gran número de fuentes; especialmente se basa en las experiencias de diferentes ayuntamientos españoles que han llevado o están llevando a cabo este proceso.
Descarga del manual en:
http://www.oficinasinpapeles.es/descargas/Manual_de_implantacion.zip
Última actualización el Sábado, 12 de Septiembre de 2009 01:57
La oficina sin papeles u oficina digital.
Se acerca el momento en que no tengamos las mesas de nuestras oficinas llenas de papeles, existen ya, en España, oficinas que no tienen ningún papel, sólo los escritorios con sus ordenadores, el servidor, y una red interna de comunicación conectada a Internet. Esto puede parecer un poco raro porque en todas las oficinas estamos hasta arriba de papeles, pero si lo analizamos bien no es tan descabellado.
Última actualización el Martes, 01 de Septiembre de 2009 01:30
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Lo tangible o lo físico da mayor sensación de confianza que lo digital o lo electrónico, el 77% de los directivos lo prefieren.
A la hora de tomar decisiones, el bolígrafo y el papel siguen siendo los favoritos.
Un estudio elaborado por HP entre pymes europeas indaga en los patrones de comportamiento a la hora de tomar la decisión de almacenar un documento que consideramos importante:
El estudio destaca que en el 83% de las pymes españolas, se confía en los documentos impresos como herramienta principal a la hora de tomar decisiones, por delante del ordenador, la calculadora o los dispositivos móviles. En España estámos por debajo de la media europea a la hora de recurrir a los medios electrónicos y digitales y preferimos el papel impreso.
Última actualización el Miércoles, 02 de Septiembre de 2009 14:16
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Desde el 10 de abril de 2007 es posible digitalizar los documentos de interés tributario (especialmente las facturas), incorporando al proceso una firma electrónica cualificada y cumpliendo ciertos requisitos respecto a la custodia de la base de datos documental. El proceso permite que los documentos electrónicos aporten el mismo valor probatorio que los de papel, de forma que no es necesario custodiar tales documentos.
Es decir, se puede destruir los documentos en papel. La base de datos resultante permite acceder a los documentos instantáneamente y aportarlos en caso de auditoría o inspección tributaria.
Un pequeño paso para la gestión documental, pero un gran paso hacia la oficina sin papel.
Última actualización el Lunes, 31 de Agosto de 2009 23:38
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Cosas que necesitas:
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Un scanner, yo te recomiendo que sea flatbed. Si tu estas digitalizando pues estas siempre mudandote entonces busca un scanner mas pequeño pero que pueda escanear hojas tamaño A4.
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Una trituradora de papeles, para eliminar esos documentos importantes.
Pasos
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Primero trata de pasar todos todos los servicios y pagos que usas a un nivel Online. Me refiero a que solicites que te envíen tus balances de tus cuentas mensuales de todos los servicios que permitan esto, desde un banco, hasta la compañía de luz o teléfono. Hacer esto y teniendo un acceso de Internet en casa permite disminuir el robo de identidad.
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Trata de separar tus cuentas corrientes (Checking) y de ahorros (Savings) por tipo de necesidad. Me refiero a separar uno para asuntos personales, otro para pagos de tus cuentas y otros para gastos personales. Esto ayudara a tener mas claro tus gastos, así mismo el uso de tus tarjetas de crédito debe mostrar el mismo sistema.
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Crear un sistema de pago automático o colocar notas en tu calendario para hacer los pagos en línea.
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Escanea todos los documentos y ordenalos en tu computador. Ten un sistema de backup para estos documentos.
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Antes de triturar los documentos, verifica si no necesitas uno próximamente y mejor solo desaste de el hasta que la transacción que este pendiente con ese documento haya concluido.
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Cuando pasas los documentos a tu computador, usa un nombre referencial y con un sistema al cual estes acostumbrado. NOMBREDELAINSTITUCION-FECHA-#RECIBO
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Al finalizar el mes, como siempre lo hacías reconcilia tus cuentas online para estar seguro que estas haciendo las cosas bien y que no te falta nada por pagar o nada por recibir.
Mis recomendaciones:
Para recuperar documentos triturados hay mecanismos pero eso depende de la trituradora que usaste. Si es una trituradora simple, si hay maneras de rescatar lo casi perdido.
Última actualización el Martes, 01 de Septiembre de 2009 01:55
No hace mucho, la oficina sin papel se consideraba una posibilidad del futuro. Las tecnologías de comunicación electrónica fueron aclamadas como salvadoras de las oficinas - diseñadas para reducir la cantidad de papel consumido y agilizar los negocios. Casi nadie anticipó el inmenso impacto inverso que la Internet, correo electrónico, asistentes digitales personales y aún calendarios electrónicos tendrían en el número de documentos que imprimimos y la cantidad de papel que usamos.
Última actualización el Martes, 01 de Septiembre de 2009 01:38
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